IT팀과 협업하기, 업무 발의

소프트웨어를 개발하는 IT기업에 다니는 경우 IT팀에 업무에 필요한 기능이나 잘 동작하던 기능이 갑자기 안된다거나 다른 업체와의 제휴로 인해 급하게 개발을 요청해야 하는 경우가 있었거나 생길 것입니다.

 

이럴 경우 다양한 채널을 통해서 IT팀에게 업무 발의를 할 수 있겠지요. 예를 들면 자리로 가서 말로 한다던지, 메일을 보낸다던지, 친한 개발자 한태 DM을 보내기 등 정말 여러 가지 방법이 있습니다. 근데 이렇게 다양한 채널이 있는 게 과연 좋은걸 가요?

 

다르게 생각해봅시다.

나는 IT팀을 이끌고 있는 관리자입니다. 나의 업무 중 하나는 타 팀에서 들어오는 업무 발의를 바탕으로 기획과 업무 분배를 하는 것입니다. 오늘도 전화, 메일, dm을 통해 다양한 팀의 사람들이 업무 발의를 하고 발의자와 무슨 의도로 발의를 하였는지 커뮤니케이션을 합니다.                                   그런데 우리 팀 개발자 L이 A팀 소속인 K에게서 급한 업무 발의가 와서 나에게 간단하게 공유한 후 그 업무도 굉장히 급해 보인다고 합니다.              L이 진행 중인 업무도 매우 중요하고 급한일인데 현재 하는 일을 잠깐 미루어도 되냐고 물어봅니다. 나는 개발자에게 잠시 기다려 달라고 하고 K한태 발의한 업무에 대해 다시 묻고 K는 L에게 했던 설명을 나에게 또 합니다. 

 

여기서 알 수 있는 점은 누구에게 업무 발의를 해야 하는지입니다. 당연히 타 팀 관리자보다 본인과 친한 직장 동료가 편하겠지만 업무 발의에 대해서는 관리자에게 요청하는 게 좋습니다. 제대로 된 팀이라면 친한 동료가 관리자 한태 이러한 요청이 있었다고 보고를 할 테니 두 번 커뮤니케이션하게 만드는 일은 지양합시다.

 

또 다른 케이스 중에서는 이런 경우도 있습니다.

과거에 개발됐던 페이지를 바탕으로 새롭게 론칭할 페이지를 기획해 달라고 시니어가 요청을 하였습니다. 그래서 나는 과거에 개발된 페이지에 대한 기획서를 참고하여 개발하면 좋겠다고 생각하였고 시니어에게 과거에 작성된 기획서는 어디서 볼 수 있는지 물어봤습니다. 시니어는 본인이 찾아보겠다고 하며 본인 PC를 뒤져보았지만 찾지 못한 것 같습니다. 왜 그러냐 물어보니 아마 그 페이지를 기획할 때 기획서 작성 없이 페이지 이미지 파일을 바탕으로 메일로 기능에 대해 논의하면서 페이지를 제작해서 그런 것 같다고 합니다.

업무 발의를 할 때 상세한 명세 없이 간단하게 구두로 하기만 원하거나 기획서 없이 메일로 공유하는 정도면 충분하다는 생각을 가지고 계신 분들이 있습니다. 물론 당장은 문제없습니다. 발의자와 담당자가 회사에 남아 있을 때까지는요. 근데 IT기업은 특히 이직률이 높고 근속이 짧은 경향이 있습니다. 과연 그분들은 회사에 얼마나 오래 남아있을까요? 메일로 기획했는데 인수인계하면서 그 메일을 후임에게 전달은 할까요? 퇴사하면서 메일을 저장했더라도 후임으로 들어오시는 분은 거기까지 확인해보지는 않습니다. 

 

아무리 간단한 기능 변경, 추가라도 기획서는 필요합니다. 기획서는 회사의 역사이자 가장 큰 자산입니다. 한순간의 귀찮은 생각 때문에 중요한 자산을 쉽게 패스하지 않았으면 합니다. 내가 업무 발의를 했는데 IT팀 관리자가 기획서 안 쓰고 적당히 커뮤니케이션하면서 개발하자고 하면 어떻게든 기획서를 달라고 하고 기획서에 대한 검토를 철저히 하는 게 이후 건강한 체계를 만들어 줄 것입니다.

 

제안

통합된 업무 발의 채널을 만들어 그곳에서만 업무 발의를 확인하고 들어온 발의 내용을 관리할 수 있는 페이지를 구축해서 중요도, 가능 여부, 시작/완료 상태를 확인하면 더욱 관리가 수월하니 도입해 보시는 걸 추천합니다. 기존 다양한 채널로 발의하던 습관이 있기 때문에 완전히 도입되기까지 과도기가 다소 있겠지만 이후에는 발의자, 관리자 모두가 편한 구조가 만들어질 것입니다.