IT팀과 협업하기, 업무 발의

통합된 업무 발의 채널의 필요성과 제안

복잡한 발의 채널의 문제: 누구에게 요청해야 할까?

IT 기업에서 일하다 보면 업무 중 필요한 기능 추가나 갑작스러운 장애, 혹은 제휴 요청 등으로 인해 IT팀에 개발을 의뢰해야 하는 상황이 종종 발생합니다. 이런 경우 발의 방법은 다양합니다.

• 자리로 가서 구두로 요청하기
• 메일을 보내기
• 친한 개발자에게 DM을 보내기

이처럼 여러 채널을 통해 요청할 수 있는 것이 언뜻 보기엔 편리해 보일지 모르지만, 과연 이런 방식이 최선일까요?

다르게 생각해 봅시다.

관리자의 입장에서 상상해보면 혼란이 쉽게 그려집니다. IT팀의 관리자는 다양한 팀에서 들어오는 업무 발의를 정리하고, 이를 기반으로 팀 내 업무를 조율합니다. 그런데 발의자들이 각자 편한 방식으로 업무를 요청하면, 관리자는 여러 채널에서 쏟아지는 요청을 추적하고 파악하느라 과도한 시간을 소모하게 됩니다.

예를 들어, IT팀의 개발자 L이 타 팀의 K로부터 받은 급한 업무 요청을 관리자에게 공유했다고 가정해 봅시다. 관리자는 요청 내용을 다시 확인하기 위해 K와 대화를 시도해야 하고, K는 L에게 했던 설명을 다시 반복합니다. 이렇게 불필요한 커뮤니케이션 단계가 생기고, 중요한 개발 업무가 지연됩니다.

업무 발의는 관리자에게 요청해야 합니다. 이 방식이 체계적인 팀 운영을 위해 필수적입니다. 친한 개발자에게 요청하고 그 개발자가 다시 관리자를 찾아가야 하는 이중 커뮤니케이션을 줄여야, 모두가 더 효율적으로 일할 수 있습니다.

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기록의 부재: 역사의 공백이 만들어내는 혼란

다음은 또 다른 사례입니다.

과거에 개발된 페이지를 기반으로 새로운 페이지를 론칭해야 하는 상황에서, 시니어에게 해당 페이지의 기획서를 물어보니 기획서가 존재하지 않았습니다. 과거에는 페이지 이미지와 간단한 메일을 바탕으로 논의하며 제작되었기 때문입니다. 이는 당시에는 문제가 없었겠지만, 시간이 지나며 기획의 히스토리를 찾기 어렵게 만들었습니다.

IT 기업에서는 이직률이 높고, 팀원들의 근속 기간이 짧은 경우가 많습니다. 이전에 작성된 메일이 인수인계되지 않았거나, 후임자가 해당 메일을 찾을 방법이 없다면 회사는 중요한 정보를 잃게 됩니다. 이는 단순히 불편함을 넘어서, 비효율과 추가 비용을 발생시키는 심각한 문제로 이어질 수 있습니다.

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기획서의 가치: 회사의 역사이자 자산

기획서는 단순한 문서 그 이상입니다. 회사의 역사와 자산을 기록하는 중요한 도구입니다. 아무리 간단한 변경사항이라도 기획서는 필수입니다. 발의자는 관리자가 기획서를 작성하지 않고 구두로만 커뮤니케이션하려고 할 때, 반드시 기획서를 요구해야 합니다. 기획서에 대한 검토는 체계적인 시스템을 유지하고, 더 건강한 업무 환경을 만드는 데 기여합니다.

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제안: 통합된 업무 발의 채널의 도입

복잡한 발의 채널을 하나로 통합하는 시스템을 제안합니다.

• 발의 전용 페이지를 구축하여 발의 내용, 중요도, 진행 상태(가능 여부, 시작/완료 상태 등)를 관리합니다.
• 모든 발의는 이 페이지를 통해 이루어지도록 설정하여 체계적인 기록을 유지합니다.

도입 초기에 발의자들이 기존의 습관을 고치지 못해 혼란이 생길 수 있지만, 시간이 지나면 발의자와 관리자 모두에게 큰 편리함을 제공할 것입니다. 모든 기록이 한곳에 모이면, 발의의 히스토리 파악이 쉬워지고, 불필요한 커뮤니케이션을 줄여 효율적인 협업 환경을 조성할 수 있습니다.

통합된 발의 채널은 단순한 편리함을 넘어, 회사가 가진 지식과 역사를 보존하며 더 나은 미래를 위한 기반을 만들어 줍니다.